行業(yè)特點(diǎn)：成本龐大，效率的低下、管理的松散是電腦產(chǎn)品流通行業(yè)發(fā)展的“瓶頸”。這個(gè)行業(yè)商品的品種繁多，種類多樣化，小件到價(jià)格非常低的耗材，大件到價(jià)格上萬(wàn)的電腦產(chǎn)品，手工管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，各種信息的匯總也不及時(shí)，信息化管理迫在眉睫。面對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)，目前企業(yè)為了保持持續(xù)實(shí)現(xiàn)盈利，降低進(jìn)貨成本成為首要對(duì)策。企業(yè)迫切需要一個(gè)功能強(qiáng)大的信息化管理系統(tǒng)為其提供全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的分析數(shù)據(jù)，使管理層在最短時(shí)間內(nèi)全面了解企業(yè)的運(yùn)營(yíng)情況，及時(shí)做出決策。加上龐大的客戶群，這個(gè)行業(yè)面對(duì)的往來(lái)單位大體可分為三大類，分別是供應(yīng)商、批發(fā)客戶、零售客戶。同一商品對(duì)應(yīng)不同客戶售價(jià)也有所不同。如何有效的管理客戶，做好客戶群的管理與合理的商品定價(jià)成為企業(yè)穩(wěn)固舊客戶發(fā)展新客戶的重要手段。下面，根據(jù)這個(gè)行業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)，所建立的帳套需要有一些要注意和參考的地方。
一、軟件建賬、初始化
二、建帳和初始化是一個(gè)非常重要的步驟，是正常使用軟件的基礎(chǔ)和前提。所以，建賬、初始化時(shí)的一些設(shè)置就非常需要注意了。
（一）建帳
1、計(jì)算機(jī)管理賬套是按照文件的方式進(jìn)行管理的，因此每個(gè)賬套必須有一個(gè)文件名，在這里我們稱之為賬套代號(hào)。帳套代號(hào)為十個(gè)字節(jié)長(zhǎng)度，可由字母、數(shù)字組成，建議盡量設(shè)置簡(jiǎn)潔，不帶特殊符號(hào)。
2、企業(yè)名稱、行業(yè)性質(zhì)，小企業(yè)會(huì)計(jì)制度選擇和納稅性質(zhì)根據(jù)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況設(shè)置，此例子帳套選擇了“一般納稅人”。行業(yè)類型和納稅性質(zhì)這兩項(xiàng)選擇啟用帳套后是不可以修改的。行業(yè)默認(rèn)屬性：提供了三個(gè)選項(xiàng)，并根據(jù)所選擇的行業(yè)不同而有所區(qū)別，而且默認(rèn)的選項(xiàng)不可以修改。
3、是否結(jié)合使用：該選項(xiàng)非常重要，直接影響到軟件的業(yè)務(wù)流程，并且以后無(wú)法修改。如果選擇“進(jìn)銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用”，所有進(jìn)銷存業(yè)務(wù)在單據(jù)保存后即自動(dòng)產(chǎn)生憑證； 如果選擇“進(jìn)銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)分開(kāi)使用”，進(jìn)銷存業(yè)務(wù)單據(jù)不能自動(dòng)產(chǎn)生憑證，進(jìn)銷存系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)完全分開(kāi)，所有憑證必須手工完成。該帳套這個(gè)選項(xiàng)設(shè)置的是“進(jìn)銷存系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)結(jié)合使用”。
4、系統(tǒng)內(nèi)提供最多六級(jí)的會(huì)計(jì)科目，除第一級(jí)科目長(zhǎng)度不能修改之外，其他各級(jí)科目長(zhǎng)度均可以由用戶根據(jù)公司的實(shí)際情況來(lái)定義長(zhǎng)度，但科目編碼總長(zhǎng)度不得超過(guò)18位。第二級(jí)科目的長(zhǎng)度的最好根據(jù)客戶或供應(yīng)商的多少來(lái)定義。假設(shè)第二級(jí)科目為2位，那么客戶或供應(yīng)商的數(shù)量最多能夠超過(guò)99個(gè)，為3位最多不能夠超過(guò)999個(gè)，依次類推。此選項(xiàng)啟用帳套后不可以修改。根據(jù)行業(yè)的特征分析后，此帳套設(shè)置的科目代碼結(jié)構(gòu)為：
5、配置帳套選項(xiàng)，預(yù)先設(shè)置帳套相關(guān)參數(shù)，建完帳后部分選項(xiàng)可以通過(guò)“帳套選項(xiàng)”進(jìn)行調(diào)整，注意的是憑證字選項(xiàng)的設(shè)置，啟用后是無(wú)法修改的。
6、設(shè)置好合理的帳套管理員和密碼。軟件要求每套賬設(shè)置一名享有全部操作權(quán)限的管理員。該管理員是該帳套最高權(quán)限的用戶，擁有該帳套的所有權(quán)限，可以新增、修改、刪除其他操作員名稱、密碼，可以對(duì)帳套作任何新增、修改、刪除操作。此處需填上該管理人員的姓名及其編號(hào)，其中管理員編號(hào)是由數(shù)字構(gòu)成，一般是從1開(kāi)始，第一位不能為0。
7、軟件以自然月份為一個(gè)會(huì)計(jì)期間，啟用賬套后，將無(wú)法錄入啟用日期之前的業(yè)務(wù)單據(jù)、憑證，因此用戶在確認(rèn)“賬套啟用日期”時(shí)，應(yīng)確認(rèn)在此日期前沒(méi)有需要錄入系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生。根據(jù)企業(yè)具體情況，設(shè)置好帳套啟用日期。此選項(xiàng)啟用帳套也是無(wú)法修改的。例子帳套設(shè)置的啟用日期為
（二）初始化
1、進(jìn)銷存初始化：這個(gè)模塊是提供把與與本企業(yè)相關(guān)的進(jìn)銷存，員工信息等基礎(chǔ)資料輸入賬套。根據(jù)軟件的菜單與本企業(yè)的相關(guān)具體情況，一一對(duì)應(yīng)輸入所有的初始化信息。下面是根據(jù)此例子帳套的情況，初始化的時(shí)候需要注意的幾點(diǎn)：
?。?/span>1）、所有基礎(chǔ)信息的編碼建議設(shè)置的有規(guī)律，簡(jiǎn)潔。方便查詢?？梢愿鶕?jù)有關(guān)類別進(jìn)行過(guò)濾查詢。為了方便用戶能更迅速的做好進(jìn)銷存初始化。軟件提供了資料導(dǎo)入的功能。在需要導(dǎo)入的EXCEL資料中，格式內(nèi)容沒(méi)有問(wèn)題的情況下。貨品資料，客戶資料和供應(yīng)商資料可以進(jìn)行資料導(dǎo)入。該例子帳套資料的編碼設(shè)置規(guī)律是以字母+數(shù)字進(jìn)行組合，非常方便查詢和定位選擇。具體舉例如下：
客戶資料：編碼定義規(guī)則k+編碼流水號(hào)，由于會(huì)計(jì)科目2級(jí)長(zhǎng)度定義的是4位，編碼流水號(hào)為0001開(kāi)始。
供應(yīng)商資料：編碼定義規(guī)則g+編碼流水號(hào)，由于會(huì)計(jì)科目2級(jí)長(zhǎng)度定義的是4位，編碼流水號(hào)為0001開(kāi)始。
地區(qū)資料：直接以流水號(hào)定義編碼，如果地區(qū)過(guò)多，可以分等級(jí)，定義從屬關(guān)系。
貨品資料：編碼定義規(guī)則為貨品首拼+數(shù)字，如貨品“東芝M19”貨品編碼定義為“DZ0001”。
貨品類別：電腦行業(yè)貨品類別比較多，一般會(huì)以品牌+產(chǎn)品類別進(jìn)行定義。
倉(cāng)庫(kù)資料：電腦產(chǎn)品行業(yè)大多都會(huì)有對(duì)外銷售的店鋪，直接把店鋪設(shè)置為倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行管理非常方便，所以此帳套分為總倉(cāng)庫(kù)和各分店倉(cāng)庫(kù)。
部門(mén)資料：直接分為管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)兩類。
員工資料：分為三個(gè)類別，管理人員，普通員工和業(yè)務(wù)人員。
（2）、對(duì)于客戶、供應(yīng)商在建賬期初仍有未結(jié)清的款項(xiàng)時(shí)，需要在客戶、供應(yīng)商資料中的“期初應(yīng)收”、“期初應(yīng)付”中輸入，在經(jīng)銷存與財(cái)務(wù)結(jié)合使用的情況下，軟件會(huì)自動(dòng)將該處錄入的期初往來(lái)款轉(zhuǎn)到“帳務(wù)初始數(shù)據(jù)”中；這是在啟用帳套后不可以進(jìn)行修改或者補(bǔ)錄的。
（3）、貨品資料的某些信息，如存貨類型，貨品屬性，成本核算方法，加權(quán)價(jià)都需要在新增貨品狀態(tài)下定義好，定義好啟用帳套后，這些信息都是無(wú)法修改的。
?。?/span>4）、設(shè)置好貨品資料和倉(cāng)庫(kù)資料，期初庫(kù)存可以在庫(kù)存商品初始化中進(jìn)行輸入。成本核算方法為“移動(dòng)加權(quán)法”和“全月一次法”的貨品，加權(quán)價(jià)也可以對(duì)應(yīng)的在此輸入，和在貨品資料中的加權(quán)價(jià)輸入窗口是一樣的性質(zhì)。如果是成本核算方法為“個(gè)別指定法”的貨品，貨品對(duì)應(yīng)每一個(gè)批次的初始庫(kù)存和加權(quán)價(jià)需要從這個(gè)窗口進(jìn)行錄入。根據(jù)國(guó)家稅法的制度要求及電腦產(chǎn)品行業(yè)存貨的特點(diǎn)，我們采用的成本核算方法是“全月一次平均法”這種存貨計(jì)價(jià)方法，采用該計(jì)價(jià)方法，操作方法比較簡(jiǎn)便，同時(shí)，庫(kù)存成本也較為真實(shí)，能客觀、及時(shí)、準(zhǔn)確地反影當(dāng)前企業(yè)的實(shí)際庫(kù)存成本。
（5）、如果企業(yè)有委托代銷業(yè)務(wù)，在啟用賬套前還需要錄入貨品己經(jīng)發(fā)出尚未進(jìn)行代銷結(jié)算的各項(xiàng)委托代銷初始數(shù)據(jù)。有期初發(fā)生估價(jià)入庫(kù)并且尚未沖回的，應(yīng)在初始化時(shí)輸入其初始數(shù)據(jù)。
（6）、收付款賬戶是指企業(yè)用于收取銷售貨款，支付采購(gòu)貨款或其他收入支出款項(xiàng)的所有現(xiàn)金賬戶和銀行存款賬戶的資料。注意：收付款帳戶中的開(kāi)帳余額需要在初始化中進(jìn)行輸入，開(kāi)帳后無(wú)法輸入。企業(yè)在采購(gòu)貨品時(shí)，可采用多種方式支付貨款。同樣在銷貨過(guò)程中，收到貨款的方式也有很多種。因此用戶在支付貨款(或收到貨款)時(shí)，應(yīng)選擇一種支付方式(或收款方式)。收付款方式包含兩項(xiàng)內(nèi)容，第一是它的名稱，第二則是缺省資金賬戶，缺省資金賬戶是所有的“現(xiàn)金”和“銀行存款”資料中定義的內(nèi)容。當(dāng)您定義了現(xiàn)金或銀行存款的缺省賬戶后，在進(jìn)行收款或付款時(shí)，該款項(xiàng)的去向或來(lái)源自動(dòng)默認(rèn)為已選定的賬戶。
2、 帳務(wù)初始化：這個(gè)模塊是提供把與與本企業(yè)相關(guān)的賬務(wù)、固定資產(chǎn)等基礎(chǔ)資料和有關(guān)期初數(shù)據(jù)輸入賬套。需要注意的內(nèi)容如下：
（1）、固定資產(chǎn)初始化采用卡片形式錄入。用戶根據(jù)企業(yè)固定資產(chǎn)的情況一一錄入即可?！ 。?/span>2）、帳務(wù)初始化中的“本年年初”列是不能輸入的，只能輸入“期初余額”和“本年累計(jì)”，軟件自動(dòng)按照科目的借貸方方向反向計(jì)算出“本年年初”。 本年損益累積發(fā)生是僅針對(duì)損益類科目的。損益類科目每月結(jié)轉(zhuǎn)損益之后余額都為0，從本年1月1日到開(kāi)賬前一天的損益類科目累積發(fā)生額就輸入在此處，該列金額不計(jì)算，僅僅是為了“利潤(rùn)表”中“本年累計(jì)數(shù)”的完整。若該列沒(méi)有錄入，且開(kāi)賬日期不是
初始化工作做完后，建議將帳套做一個(gè)備份，保留好備份文件。方便啟用后，發(fā)現(xiàn)輸入錯(cuò)誤或者忘記輸入數(shù)據(jù)的情況，可以恢復(fù)啟用前的備份文件進(jìn)行處理。
二、啟用帳套后的正常業(yè)務(wù)處理
1、進(jìn)銷存管理
（1）、制作業(yè)務(wù)單據(jù)的時(shí)候需要注意一定的規(guī)范性，采購(gòu)管理系統(tǒng)主要核算企業(yè)采購(gòu)貨品的業(yè)務(wù)過(guò)程，可以與供應(yīng)商簽訂相應(yīng)的訂單，然后在收到貨品時(shí)引用訂單編制收貨單，并將貨品辦理入庫(kù)手續(xù)，如果收到貨品時(shí)未收到發(fā)貨方的發(fā)票等單據(jù)，則可以在月末結(jié)賬前將貨品辦理暫估入庫(kù)，待下月收到發(fā)票賬單時(shí)再將原暫估入庫(kù)數(shù)沖回重新辦理入庫(kù)手續(xù)。采購(gòu)貨款則可以通過(guò)采購(gòu)付款系統(tǒng)予以支付。處理退貨業(yè)務(wù)時(shí)，需要注意，沖減往來(lái)時(shí)不能無(wú)單退貨。需要選擇有關(guān)單據(jù)進(jìn)行退貨。銷售模塊的操作流程和注意事項(xiàng)與采購(gòu)模塊類似。需要進(jìn)一步注意的是，為了確保成本的準(zhǔn)確性，建議不要負(fù)庫(kù)存銷售。
（2）、倉(cāng)庫(kù)管理模塊主要用來(lái)處理采購(gòu)、銷售業(yè)務(wù)以外的倉(cāng)庫(kù)收發(fā)業(yè)務(wù)。比如，領(lǐng)料、退料、產(chǎn)品進(jìn)倉(cāng)、存貨調(diào)價(jià)、組裝拆卸、倉(cāng)庫(kù)調(diào)撥、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)等原材料、庫(kù)存商品出入庫(kù)業(yè)務(wù)，并將相關(guān)的成本結(jié)轉(zhuǎn)生成憑證傳遞到賬務(wù)模塊?？筛鶕?jù)行業(yè)類型選作。
?。?/span>3）、進(jìn)銷存業(yè)務(wù)處理完成后，軟件中的有關(guān)報(bào)表可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)提供給企業(yè)參考。
2、現(xiàn)金銀行
如果企業(yè)日常的現(xiàn)金（銀行存款）收付業(yè)務(wù)發(fā)生的比較頻繁，可以使用系統(tǒng)的“現(xiàn)金銀行”功能來(lái)進(jìn)行處理，比如日常費(fèi)用的開(kāi)支，其他業(yè)務(wù)收入款項(xiàng)，銀行存款不同賬戶間的轉(zhuǎn)賬等等業(yè)務(wù)。需要注意的是，如果收入支出類別中，核算收入的項(xiàng)目，在費(fèi)用開(kāi)支中是無(wú)法選擇的，核算支出的項(xiàng)目，則在其他收入中無(wú)法選中。
3、帳務(wù)系統(tǒng)，固定資產(chǎn)，工資模塊
（1）、由進(jìn)銷存業(yè)務(wù)、工資等自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，和在賬務(wù)系統(tǒng)中的“憑證錄入”中手工編制其他會(huì)計(jì)憑證每個(gè)月都需要經(jīng)過(guò)審核，登帳才能產(chǎn)生有關(guān)帳務(wù)報(bào)表，有損益類科目發(fā)生則還需要結(jié)轉(zhuǎn)損益。有外幣核算業(yè)務(wù)需要進(jìn)行期末調(diào)匯。需要注意的是，損益表的數(shù)據(jù)需要結(jié)帳到下一個(gè)會(huì)計(jì)期間才可以正確生成?，F(xiàn)金流量表的數(shù)據(jù)則需要對(duì)核算現(xiàn)金流行科目的憑證進(jìn)行現(xiàn)金流量分配才可產(chǎn)生。
?。?/span>2）、固定資產(chǎn)模塊可以通過(guò)"固定資產(chǎn)"模塊采用卡片式管理，處理固定資產(chǎn)的賬務(wù)核算、計(jì)提折舊及資產(chǎn)管理，能自動(dòng)生成相關(guān)的憑證，自動(dòng)計(jì)提折舊，自動(dòng)生成有關(guān)固定資產(chǎn)及折舊報(bào)表， 對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行詳盡的管理與控制。需要注意的是本期增加的固定資產(chǎn)本期不計(jì)提折舊，下期計(jì)提折舊；本期減少的固定資產(chǎn)本期照提折舊，下期停止計(jì)提折舊?！?/span>
?。?/span>3）、工資模塊可以作為人事管理部門(mén)的主要工具，不僅包含了人事檔案管理的功能，還可以通過(guò)錄入相關(guān)工資項(xiàng)目數(shù)據(jù)，自動(dòng)計(jì)算員工月度工資或計(jì)件工資，自動(dòng)分配工資費(fèi)用、打印工資條、生成各種工資報(bào)表以及相關(guān)的人員結(jié)構(gòu)分析圖表。工資核算模塊首先要注意，員工的固定工資是在員工資料中進(jìn)行輸入，其次需要注意的是，各個(gè)工資項(xiàng)目的計(jì)算公式需要定義完整，并通過(guò)檢測(cè)才可以計(jì)算正確。支付工資后，設(shè)置好有關(guān)的工資分配科目進(jìn)行分配就可完成工資模塊的工作。
4、帳套維護(hù)及其他
SQL版的帳套文件不能直接拷貝出來(lái)做維護(hù)工作，所以建議經(jīng)常做好數(shù)據(jù)的備份工作。備份好的帳套需要用軟件的恢復(fù)功能恢復(fù)到軟件中才可以打開(kāi)帳套。不能直接打開(kāi)備份文件。如需要用引入功能，前提需要將帳套文件進(jìn)行分離出來(lái)才能正常引入成功。帳套使用一段時(shí)間后，由于使用的時(shí)間比較久，數(shù)據(jù)量比較大，可能會(huì)造成速度比較慢。這個(gè)時(shí)候可以用軟件中的初始數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，將帳套的基礎(chǔ)資料和期末余額轉(zhuǎn)到新的帳套中。做這個(gè)操作前提是必須將賬套中當(dāng)月的業(yè)務(wù)單據(jù)刪除或進(jìn)行結(jié)賬，然后才能進(jìn)行引入操作。賬套維護(hù)中的“收縮賬套”功能來(lái)對(duì)帳套進(jìn)行壓縮，以達(dá)到減小數(shù)據(jù)庫(kù)日志體積，節(jié)省硬盤(pán)空間，提高系統(tǒng)運(yùn)行速度的目的。對(duì)于不再使用的賬套，可以將其放入賬套回收站或徹底刪除，其中放入回收站功能只是邏輯刪除，如果以后還需要恢復(fù)被刪除的賬套，可以在“賬套回收站”中將其恢復(fù)，而徹底刪除則屬于物理刪除，被刪除的賬套從硬盤(pán)中刪掉后無(wú)法恢復(fù)。
